Vero Beach Cleaning

Apresentação de escopo

VBC-OS-PRO

Uma plataforma operacional para conectar clientes, equipes, serviços, finanças e qualidade em uma única rotina de trabalho.

Documento de validação funcional
Baseado no PRD oficial do projeto

Visão geral

O que será entregue

O VBC-OS-PRO é o sistema interno da Vero Beach Cleaning para coordenar toda a jornada de uma limpeza residencial — da oportunidade comercial ao fechamento financeiro, com uma experiência específica para escritório e para cleaners em campo.

1 operaçãoFoco exclusivo na Vero Beach Cleaning, sem estrutura SaaS para outras empresas.

2 experiênciasDesktop para gestão e celular responsivo para as cleaners.

360°Dados conectados entre venda, serviço, execução, cobrança, custos e resultado.

Objetivo central

Substituir planilhas, mensagens dispersas e memória operacional por processos claros, rastreáveis e protegidos por permissão.

Ganhos para a operação

Menos erros de cadastro, agenda e alocação.
Preço comercial padronizado e preservado.
Visibilidade do tempo planejado versus o tempo real.
Histórico confiável de cada cliente, serviço e decisão.

Ganhos para a gestão

Receitas, custos, despesas e doações no mesmo fechamento.
Pagamentos e comissões conferíveis.
Feedbacks convertidos em ações de qualidade.
Auditoria de ações e exceções relevantes.

Jornada conectada

Do primeiro contato ao resultado do mês

Cada etapa preserva o contexto da anterior. Isso reduz retrabalho e permite que a empresa acompanhe o que foi vendido, executado, cobrado e pago.

1. ClienteCadastro, contatos, endereços e histórico.

2. OrçamentoCalculadora calibrada, adicionais e concessões.

3. Venda & acordoAprovação, contrato e assinatura.

4. ServiçoAgenda, equipes e execução em campo.

5. CobrançaInvoice, pagamento, taxa e conciliação.

6. FechamentoCustos, despesas, pessoas, comissões e resultado.

“Uma única fonte de verdade para o ciclo completo de cada cliente e de cada serviço.”

Backoffice administrativo

Clientes, agenda, equipes, estoque, qualidade, comercial e financeiro ficam organizados em painéis de trabalho claros para Superadmin e VAs autorizadas.

Execução em campo

A cleaner consulta apenas sua própria agenda e documentos, faz check-in/check-out, registra evidências e acompanha seus dados de horas e pagamentos.

Regra especial de operação: o mesmo serviço pode receber duas ou mais equipes no mesmo endereço, data e janela, sem duplicar serviço, cobrança ou histórico. O conflito é validado por cleaner.

Pessoas e acesso

A ferramenta mostra a cada pessoa apenas o necessário

Permissões são aplicadas na interface, nas APIs e no banco de dados. Menus não substituem proteção: ações e dados sensíveis continuam protegidos mesmo quando acessados por outra rota.

Perfil	Principais possibilidades	Limites principais
Superadmin	Configura empresa, usuários, regras, aprovações, despesas e auditoria.	Acesso integral conforme regra central.
VA administrativa	Coordena operação, clientes, agenda, equipes, estoque e qualidade.	Financeiro, pagamentos, documentos e relatórios dependem de liberação explícita.
VA comercial	Registra oportunidades, monta orçamentos, acompanha vendas e sua comissão.	Não vê resultado, recebíveis ou dados financeiros de terceiros sem autorização.
Cleaner	Agenda mobile, documentos, check-in/out, fotos, ocorrências, horas e pagamentos próprios.	Nunca acessa dados de outras pessoas ou valores operacionais protegidos.
Cliente	Interage por e-mail e páginas externas de assinatura/pagamento.	Não possui acesso ao backoffice.

Rastreabilidade

Ações sensíveis registram quem executou, o que foi alterado, quando ocorreu e metadados seguros.

Privacidade por padrão

Margem, recebíveis, resultado e comissões de terceiros não ficam visíveis para perfis operacionais.

Base comercial e agenda

Clientes, endereços, serviços e equipes

Clientes e endereços

Cadastro de clientes, contatos e telefones dos EUA no padrão +1.
Múltiplos endereços, com indicação do principal.
Busca assistida de endereços dos EUA com Google Places.
Preferências, recorrência e histórico completo por cliente.
Consulta integrada de serviços, vendas, acordos, invoices, descontos e feedbacks.

Serviços e agenda

Serviços avulsos e recorrentes com data, horário AM/PM, escopo e duração prevista.
Duração padrão de 4 horas, editável por serviço.
Agenda semanal por equipe no administrativo e agenda individual no celular.
Bloqueio de sobreposição para a mesma cleaner.
Várias equipes colaborando em um único atendimento, quando necessário.

Uma agenda que respeita a realidade do campo

Equipes diferentes podem trabalhar juntas no mesmo cliente. Já uma mesma cleaner não pode ser escalada para duas atividades simultâneas — mesmo que pertença a equipes diferentes.

Detalhe do serviço

Endereço, escopo, duração, recorrência, equipes e registros relacionados.

Visão por equipe

Ajuda a coordenação a distribuir capacidade e evitar conflitos.

Visão da cleaner

Mostra somente os compromissos e informações que ela precisa executar.

Campo e evidências

Execução acompanhada em tempo real

A operação poderá saber o que foi planejado, o que aconteceu no local e onde houve desvio — sem transformar tempo adicional em cobrança automática.

Início do atendimento

Check-in no celular, com registro de data/hora e contexto do serviço. A cleaner visualiza documentos e informações operacionais autorizadas.

Durante o serviço

Registro de fotos, ocorrências e evidências necessárias. As informações ficam em armazenamento privado e acessível apenas a quem tem permissão.

Fim e conferência

Check-out cria a sessão de trabalho real e permite comparar duração planejada, tempo efetivo e eventual tempo adicional.

Ação administrativa

Gestão revisa desvios, ocorrências e qualidade. Alterações posteriores a aprovações ou pagamentos viram ajustes auditáveis.

Importante: o sistema registra o tempo adicional, mas não cria automaticamente uma cobrança extra. Qualquer revisão comercial exige um novo orçamento e uma nova venda.

Rotina operacional

Documentos, estoque, qualidade e tarefas

Documentos internos

Documentos e políticas para cleaners, com aceite e histórico.
Armazenamento privado de PDFs, fotos e certificados.
Acesso por URLs temporárias e controladas.
Registro de versão e aceite, quando aplicável.

Estoque de materiais

Cadastro de itens e movimentações de entrada/saída.
Inventário e valor em estoque para análise operacional.
Rascunhos por voz permitidos; movimentação só após confirmação humana.
Compras de materiais registradas como custo de material.

Qualidade e feedback

Registro interno de feedback obtido no contato com o cliente.
Feedbacks negativos viram pontos de acompanhamento.
Histórico por cliente e serviço para identificar recorrências.

Metas e tarefas

Tarefas de operação, follow-ups e pendências atribuídas.
Acompanhamento de metas e rotinas de apoio.
Alertas e relatórios para itens que exigem ação.

Clareza antes de automação

Recursos de voz e IA ajudam a criar rascunhos. Nenhuma movimentação de estoque ou feedback é gravado de modo autônomo.

Comercial

Orçamentos com a calculadora calibrada

A plataforma reproduz a lógica comercial vigente, conserva as entradas utilizadas e protege a margem antes de somar extras. Assim, a empresa preserva consistência sem perder autonomia comercial.

Entradas

Área, tipo de limpeza, frequência, nível de sujeira, equipe, custos e extras.

Sugestões

Margens obrigatórias de 30%, 35% e 40%, com cotação personalizada pela mesma regra.

Proteção

O preço considera o maior valor entre preço ajustado, margem baseada no custo e preço mínimo.

Regra de extras

Extras entram somente depois da proteção de margem. O preço e a quantidade selecionados são capturados no orçamento e nunca são alterados por mudanças posteriores na tabela.

Concessões auditáveis

Descontos em valor ou percentual exigem motivo e classificação: parceria, doação/cortesia ou outro. Beneficiário ou organização também podem ser registrados.

Controle de versão

Aprovar um orçamento bloqueia sua edição. Qualquer mudança posterior precisa gerar novo orçamento e nova venda, preservando o histórico.

O orçamento preserva snapshot de entradas, parâmetros, versão da calculadora, extras, resultados, desconto e sinalização de edição manual.

Contrato e recebimento

Da venda aprovada ao pagamento conciliado

Orçamento aprovadoProposta congelada e rastreável.

Service AgreementGerado com dados da venda e termos versionados.

AssinaturaEnvio, reenvio, cancelamento e retorno por provider.

InvoiceCriada somente após status assinado.

RecebívelPagamento, taxa, estorno, comprovante e conciliação.

Service Agreement

Geração a partir da venda e do orçamento aprovado.
Cliente, endereço, frequência, escopo, extras, descontos e valor aprovado.
Termos versionados e modificados somente com aprovação humana.
Snapshot HTML, PDF, documento assinado e histórico em storage privado.

Recebimentos e pagamentos

Provider Manual, Square e ambiente de teste; Stripe pode entrar quando contratado.
Pagamentos parciais, estornos, taxas, valor líquido, recibos, payouts e conciliação.
Baixas manuais (Zelle, dinheiro, cheque ou exceção) sempre auditáveis.
Webhooks verificados e idempotentes para evitar duplicidade.

Square: enquanto as credenciais não estiverem configuradas, o recebível pode ficar aguardando a configuração do provider. Isso bloqueia apenas a invoice Square, não uma baixa manual autorizada.

Gestão financeira

Resultado operacional completo e conferível

O fechamento reúne as entradas e saídas do negócio por período, permitindo distinguir valor contratado, recebimento, custos operacionais, despesas e resultado.

Receitas e custos

Receita de serviço, descontos concedidos, mão de obra, material e custos adicionais ligados à execução.

Despesas

Despesas fixas, variáveis e doações, inclusive regras recorrentes mensais rastreáveis.

Fechamento

Lucro/prejuízo, margem, valor em estoque e filtros de competência ou caixa.

O lançamento de despesa registra	Como o sistema protege o histórico
Descrição, categoria, classificação, fornecedor/beneficiário, competência, vencimento, pagamento, valor, moeda, status, comprovante, observação e responsável.	Períodos fechados não são alterados em silêncio. Correções são registradas como ajustes rastreáveis.
Vínculos opcionais com serviço, cliente, parceria ou campanha para melhorar a análise.	Estados previsto, vencido, pago, cancelado e ajustado permanecem auditáveis.

Relatórios financeiros protegidos

Dashboard, resultado, relatórios e exportação em PDF ficam disponíveis somente para usuários autorizados.

Pessoas e remuneração

Horas de cleaners e comissões de VAs

Horas e pagamentos de cleaners

Valor-hora base, moeda e preferência de exibição por pessoa.
Regras de valor-hora por cliente ou tipo de serviço, com vigência e precedência.
Tempo pago baseado em check-in/check-out; deslocamento não é tempo pago.
Apenas pausas aprovadas reduzem o tempo pago.
Valor-hora aplicado é congelado na sessão.
Fechamento semanal no fuso de Nova York, de domingo a sábado.

Comissões de VAs

Responsável comercial configurável em cada venda.
Regras com vigência, período, vendas incluídas, primeira venda, valor fixo/percentual e bônus.
Liberação no primeiro pagamento confirmado — inclusive parcial.
Cancelamentos geram reversão ou ajuste auditável.
A VA vê apenas seu acumulado, salvo permissão global.
Administração revisa semanalmente e fecha mensalmente.

Em ambos os casos: após aprovação ou pagamento, não há correção silenciosa. Ajustes posteriores preservam a referência original e deixam uma trilha de auditoria.

Inteligência operacional

IA que ajuda, mas não decide nem executa sozinha

A IA serve para acelerar consulta, rascunhos e leitura de dados. A regra de negócio, as permissões e a confirmação humana continuam sendo a autoridade final.

Recursos assistidos

Converter texto livre em comandos canônicos permitidos.
Transcrever voz para rascunhos de estoque e feedback.
Gerar relatórios de recebíveis atrasados, check-ins, tempo adicional, qualidade, follow-ups, tarefas e resumo financeiro.
Relatórios em frequência diária, semanal, mensal ou por evento.

Integração segura com agentes

Conexão por MCP, API ou ambos para agentes autorizados.
Consulta de agenda, clientes, serviços, recebíveis, estoque, tarefas e relatórios.
Preparação de rascunhos de orçamento, serviço, tarefa, feedback ou estoque.
Credenciais revogáveis, escopo mínimo, limite de uso e auditoria completa.

Ações que sempre exigem confirmação humana

Criar ou alterar registros definitivos, aprovar orçamento, enviar acordo, cobrar, marcar pagamento, cancelar operações, fechar período e alterar permissões.

Proteção de dados: somente o mínimo necessário é enviado para agentes externos. Em caso de falha ou resposta inválida, a operação continua disponível pelo fluxo normal, sem confirmação parcial.

Confiabilidade

Base tecnológica, segurança e integrações

Arquitetura prevista

Interface: React, Vite e TypeScript.
APIs: rotas server-side na Vercel.
Dados: Supabase para autenticação, banco, RLS, Storage e Realtime.
E-mail: Resend ou equivalente, sempre pelo servidor.
Endereços: Google Maps Places API.
IA: integrações server-side, sem chaves expostas no navegador.

Proteções obrigatórias

Segredos fora do código, do navegador e de tabelas públicas.
Storage privado e links temporários para documentos e fotos.
Operações críticas transacionais ou idempotentes.
Históricos financeiros, documentais, de tempo e cálculo não sobrescritos.
Logs operacionais, backup e rollback básico para produção.
Estados de carregamento, vazio, erro, sucesso, permissão negada e sessão expirada em cada rota principal.

Assinatura

Dropbox Sign, DocuSign ou PandaDoc, compatível com ESIGN/UETA.

Pagamentos

Square é o caminho principal quando configurado.

Operação

Datas no padrão dos EUA, horário AM/PM e moeda USD.

Planejamento

Fases de entrega

As fases serão liberadas de forma controlada: validação local, revisão de permissões, teste por perfil, publicação controlada e roteiro de reteste operacional.

1. Fundação operacionalAutenticação, permissões, clientes, equipes, serviços, agenda, colaboração de equipes, execução de campo, tempo, documentos, estoque, qualidade, tarefas, metas e despesas básicas.

2. Ciclo comercial e recebimentoCalculadora calibrada, descontos, venda, Service Agreement, assinatura, recebíveis, invoices, pagamentos, Square, conciliação e payouts.

3. Fechamentos de pessoas e financeiroHoras reais, pausas aprovadas, pagamento semanal de cleaners, comissões, despesas recorrentes, doações, fechamento mensal e relatórios.

4. Inteligência operacionalVoz assistida, painel de comandos com confirmação humana, relatórios de IA somente leitura e integração segura com agentes externos autorizados.

Critério de avanço

Uma fase não é liberada apenas porque está desenvolvida: é necessário validar permissões, fluxos principais, integração correspondente e capacidade de reteste e reversão.

Alinhamentos necessários

O que depende de decisão do cliente

Estes itens fazem parte do planejamento, mas precisam de definição ou configuração antes de seus respectivos fluxos entrarem em produção.

Decisões e configurações

Escolha do provider de assinatura eletrônica compatível com ESIGN/UETA.
Configuração do sandbox Square para testar invoice, webhook e payout.
Domínio e remetente transacional de e-mail.
Backup e retenção de fotos, documentos e dados pessoais.
Modelo de cobrança de vendas recorrentes: por visita ou por período.
Plano de contas e responsáveis por aprovar categorias, despesas e descontos.

Definições para automações

Provider de SMS, custos e requisitos regulatórios antes de automação de avaliação.
Casos de uso, provedores, responsáveis, limites e ferramentas permitidas para agentes externos.
Políticas de uso e aprovação para IA e integrações assistidas.
Critérios operacionais de reteste após cada publicação.

Fora do escopo desta versão: multiempresa/multi-tenant, aplicativo mobile nativo, billing SaaS, assinatura jurídica interna, IA autônoma para decisões, controle avançado de estoque e SMS automático sem provider definido.

Validação final do escopo

Como saberemos que a operação está pronta

O projeto alcança seu objetivo quando os fluxos abaixo puderem ocorrer de ponta a ponta, com clareza para a equipe e rastreabilidade para a gestão.

Cadastro de clientes, equipes, cleaners e serviços sem depender de planilhas paralelas no fluxo principal.
Duas ou mais equipes concluindo o mesmo serviço sem duplicar agenda, cobrança ou histórico.
Cleaner executando pelo celular agenda, documentos, check-in, evidências e check-out.
Comparação clara entre duração prevista, efetiva e tempo adicional.
Calculadora reproduzindo a margem protegida e extras após a margem.

Descontos, parcerias, cortesias e doações aparecendo de forma rastreável no resultado mensal.
Fechamento consolidando receitas, custos, despesas fixas, variáveis e doações.
Perfis acessando somente os dados autorizados.
Orçamento, acordo assinado, cobrança, pagamentos e histórico conectados.
Agentes externos criando apenas consultas e rascunhos dentro do escopo autorizado.

O VBC-OS-PRO foi desenhado para dar previsibilidade à operação sem perder o controle humano sobre decisões sensíveis.

Próximo passo

Confirmar este escopo funcional, priorizar a primeira fase e concluir as decisões de negócio e integrações necessárias para iniciar a implementação.